이번 내용은 PPT잘만드는법 컨텐츠입니다. 디자인을 잘하기 위해서는 기본적인 세팅이 잘되어 있어야 하고, 파워포인트 기능에 대한 이해가 있어야되는데요. 천천히 내용 소개해드릘테니 꼼꼼하게 보시고 이 기회에 PPT 마스터하세요!
학교 다니면서, 직장 다니면서, 사업하면서 매일 쓰는 파워포인트 제대로 알고 쓰고 계신가요? 더 효율적으로 쓰는 방법이 분명 있을텐데, 찾아보기는 귀찮아서 매일 쓰는 기능만 쓰면서 시간 낭비하고 계시진 않으신가요?
저는 현재 PPT디자이너로 활동하고 있는데 고객님들이랑 소통하다보면 생각보다 이런 질문 많이 받습니다.
“글꼴이 깨지는데 어떻게 하나요?”, “PPT 세로로 어떻게 변경하나요?”, “이미지 어떻게 바꾸나요?” 등 이 외에도 파워포인트에 관한 똑같은 질문만 수도 없이 많이 받았습니다.
그래서, 제가 오늘 알려드리는 것만 알아도, PPT 작업 시간 반으로 줄일 수 있는, 의외로 모르는 파워포인트 꿀팁들을 알려드리려고 합니다. 이 정도만 알아도 직장선배한테, 친구한테, 선생님한테 칭찬받을 수 있는 꿀팁, 지금 시작합니다.
1. PPT 빠른 실행 도구 설정하기
가장 기본적인 설정부터 시작해보겠습니다. 여러분들은 파워포인트를 실행하면 뭐부터 하세요? 나만의 메뉴 설정이 되어 있지 않다면 이 설정부터 하세요. 이 설정 하나로 시간 엄청 아낄 수 있어요.
상단에 있는 화살표에 마우스를 올려보면 [빠른 실행 도구모음 사용자 지정] 이라는 메뉴가 있습니다.
내가 자주 사용하는 메뉴들을 넣을 수 있는 도구인데요. 이 화살표를 눌러 보기 좋게 리본 메뉴 아래에 표시를 눌러주면 아래로 내려옵니다. 여기서 내가 자주 사용하는 메뉴를 커스터마이징 할 수 있는데요.
가장 우측에 있는 화살표를 누르고 [기타명령]으로 들어가면 파워포인트 내에 있는 모든 메뉴를 볼 수 있습니다. 여기서 “내가 텍스트를 자주 넣어야 된다”라고 하면 [삽입탭]으로 들어가서 [텍스트 상자 삽입] 메뉴를 누르고, 추가 버튼을 눌러준 뒤 확인을 누릅니다.
그럼 빠른 실행 도구 가장 끝에 텍스트 상자가 추가된 것을 볼 수 있습니다. 그럼 어떻게 빠르게 실행을 하냐? Alt를 누르면 각 도구마다 숫자가 나옵니다. 텍스트 상자는 끝에 있으니까 Alt누르고 숫자 6번을 눌러주면 바로 텍스트 상자가 들어가는 것을 볼 수 있습니다.
단축키 숫자 순서를 바꾸려면 어떻게 하냐고요? 아까 들어갔던 기타명령에 들어가서 텍스트 상자 삽입을 클릭 후 오른쪽에 있는 화살표로 위로 올려주면 단축키 순서가 바뀝니다. 그리고 확인까지 누르면 내가 원하는 단축키 번호로 설정돼서 빠르게 설정할 수 있습니다.
이렇게 내가 자주 사용하는 단축키를 세팅해놓으면 작업 효율이 상당히 좋아질 수 있겠죠?
2. PPT 세로 크기 변경 방법
다음은 한 번씩 A4 용지 크기에 맞게 PPT를 인쇄해야 할 떄 있죠? PPT 슬라이드 크기를 세로로 변경하는 방법에 대해서 알아보겠습니다.
PPT 작업하다보면 보고서나 회의 자료 등 A4 크기로 제작해야 하는 경우가 있는데요. 간단하게 슬라이드 크기를 원하는대로 설정할 수 있습니다. 이번에 보고 확실하게 익혀두시고, 다음에 다시 찾아보지마세요!
슬라이드 크기를 바꾸려면 상단 메뉴 탭에서 [디자인] 탭으로 들어가고, 우측에 보면 [슬라이드 크기] 부분이 있습니다.
화살표를 눌러보면 사용자 지정 슬라이드 크기 부분이 있는데요. 내가 원하는대로 슬라이드 크기를 지정할 수 있습니다. 기존 와이드스크린 설정에서 A4용지 크기로 수정하고, 슬라이드 방향을 가로에서 세로로 수정하면 됩니다.
그리고 슬라이드 크기를 변경했을 때 나오는 화면인데, 최대화를 할거냐, 맞춤 확인을 할거냐의 차이가 뭔지 궁금하시죠? 쉽게 말해서 최대화는 슬라이드 내에 들어가 있는 디자인 개체 크기는 기존 크기를 유지하면서 슬라이드 크기만 조정하라는 말이고, 맞춤확인은 디자인 개체들도 슬라이드 크기에 맞게 같이 줄이라는 말입니다.
3. 스포이트 기능 활용하기
다음으로 내가 원하는 색이 분명 있는데, 이 색상 못찾겠을 때, 어떻게 찾아야 될지 모를 때 있으셨나요? 그럴 때 사용할 수 있는 기능이 스포이트 기능입니다.
예를들어 도형이 있다고 가정해봅시다. 그럼 이 색상을 똑같이 통일성 있게 사용해야 하는 경우가 있는데 어떻게 색을 가져올 수 있을까요? 스포이드로 한 방울 떨어트려 색을 가져올 수 있습니다.
이번 기능은 앞서 배웠던 빠른 실행 도구 모음에 스포이트 기능을 넣어서 응용해볼건데요. 상단 빠른실행도구 기타명령으로 들어가서, 모든 명령으로 들어가줍니다.
그럼 파워포인트 내에서 할 수 있는 모든 기능을 볼 수 있는데요. 쭉 내려서 스포이트를 찾아봅시다. 그럼 스포이트 중에서도 채우기 스포이트가 도형이나 그림, 사진의 색을 동일하게 가져올 수 있는 기능입니다. 추가하고 확인까지 눌러주면 빠른 실행도구에 추가된 것을 볼 수 있어요
그럼 색상을 변경할 도형 먼저 클릭하고 난 뒤에, Alt를 누르고 스포이트가 설정되어 있는 단축키 번호를 누르면 마우스가 스포이트 모양으로 바뀌는데요. 그럼 원하는 색상이 있는 도형을 클릭하면 똑같이 색깔이 바뀌는 것을 볼 수 있습니다.
이렇게 빠른 실행 도구 단축키로 설정하고 스포이트 기능을 활용하면 빠른 색 작업이 가능합니다. 다만, 텍스트 개체는 이 스포이트 기능 말고, 텍스트 색상 채우기 스포이트 단축키를 활용하면 글자도 동일하게 색을 변경할 수 있으니 참고하세요
4. 쓸만한 PPT 단축키 활용
다음은 PPT 작업 하면서 알고 있으면 좋은 단축키 모음 빠르고 간단하게 알려드릴게요. 먼저 글자 크게, 작게 할 수 있는 단축키입니다. Ctrl하고 백스페이스 키보드 밑에 있는 괄호 버튼을 누르면 텍스트 크기를 빠르게 조정할 수 있습니다.
도형이나 텍스트 등 그룹으로 묶어 놓고 싶으면 Ctrl+G를 누르면 묶입니다. 다시 그룹 해제하려면 Ctlr+Shift+G를 누르면 그룹해제가 됩니다.
그리고 특정 작업을 반복해서 하고 싶으면 F4를 누르면 반복됩니다. 예를 들어 도형을 일정 간격으로 복사하고 싶다면 하나를 복사한 뒤에 F4를 계속 누르면 이전 작업이 동일하게 반복됩니다. 작업 시간을 크게 줄일 수 있어요.
또 단축키는 아닌데 텍스트나 이미지 등 다른 PPT 파일에서 불러올 때 색상이나, 디자인 자체가 변경했던 적 있으세요? 그럴 때 원본서식을 유지하면서 불러올 수 있는데요. 개체를 복사한 뒤에 그냥 Ctrl+V로 복사하지말고 마우스 우클릭 한 번 해보세요
그럼 원본서식유지라는 버튼이 있는데요. 이 기능은 기존 디자인, 크기, 효과 등 그대로 이 슬라이드로 가져오겠다는 말입니다. 다른 PPT파일 작업하다가 옮겨야 될 때 이 기능을 활용해서 합치기 가능합니다.
작업 효율 200% 높아지는 PPT단축키
안녕하세요! 여러분들께 작업효율 200% 높아지는 PPT단축키를 소개해드리겠습니다. 직장인분들, 학생분들에게 뗄래야 뗄 수 없는 PPT작업, 많이 힘드시죠? 이번 포스팅에서는 알고만 있어도 PPT 작
designcheat.tistory.com
5. PPT 글꼴 관련 꿀팁
이제 글꼴 및 텍스트 관련해서 종합적으로 설명드려볼게요. PPT 작업하다 보면 다양한 폰트 필요하잖아요. 폰트 파일을 다운로드 받고, 하나 하나 설치하고 계셨나요? 이제는 이렇게 해보세요.
폰트파일 모두 선택한 다음에 마우스 우클릭을 하면 설치 버튼이 있어요. 이걸 눌러주면 내가 원하는 폰트, 한번에 설치할 수 있습니다. 간단하죠?
그리고 PPT 내에서 글꼴 전체 바꾸는 방법 아시나요? 작업하다보면 특정 글꼴을 한번에 다 수정을 해야 하는데 언제 하나씩 다 수정 하고 있나요? 바꾸려고 하는 텍스트를 선택한 채로 상단 메뉴에 있는 바꾸기 버튼 옆의 화살표를 클릭해줍니다. 그리고 글꼴 바꾸기 버튼을 눌러줘요
현재 글꼴과 새 글꼴을 선택할 수 있는데요. 바꾸려고 하는 폰트를 현재 글꼴에 넣고, 어떤 글꼴로 수정할지 새글꼴을 바꿔주면 됩니다. 예를 들어 맑은 고딕체 전부를 에스코어드림체로 수정해보겠습니다.
그럼 이 파워포인트 파일 내에 있는 모든 맑은 고딕체는 에스코어드림체로 수정된 것을 확인할 수 있습니다. 같은 글꼴이라도 두께가 다 다르기 때문에, 원하는대로 전체 한번에 글꼴을 바꾸고 업무 효율을 높일 수 있습니다.
그리고 간단한 글머리기호 설정, 정렬, 줄간격 및 글자 간격설정 방법을 알려드리겠습니다. 보고서나 비즈니스 업무 자료 제작할 때 이 설정을 많이 사용하는데요.
입력된 텍스트를 선택하고 파워포인트 상단 메뉴에 있는 다양한 글머리 기호를 설정할 수 있습니다. 점이나 체크 모양, 숫자, 영문 등 각종 글머리를 달아 내용을 정리할 수 있도록 기능을 제공합니다.
그리고 줄간격 및 글자 간격을 수정할 수 있는데요. 역시 상단 메뉴에서 좌우 화살표가 되어 있는 글자 간격 메뉴를 클릭하면 좁게부터 넓게까지 설정가능합니다. 여기서 좀 더 세부적으로 간격을 조절하고 싶으면 기타간격을 눌러서 들어갑니다.
그리고 간격을 좁게할지, 넓게할지 선택한 다음 어느정도로 좁게, 넓게 할지 수치를 입력해줍니다. 보통은 넓은 것 보다 글자 간격이 어느 정도 좁게 들어가는 것이 깔끔해 보여서 좁게 설정한 다음 1.1~1.2 정도 수치로 사용할 수 있습니다.
이렇게 글자 좌우 간격을 설정할 수 있고 위아래 간격을 설정하는 방법을 알아보겠습니다. 줄간격 옵션 역시 상단 메뉴에서 찾아볼 수 있는데요. 기본적으로 제공되는 수치가 있지만 줄간격 옵션으로 들어가서 세부 설정이 가능합니다.
줄간격에서 1줄을 고정으로 바꿔주고 내가 원하는 정도로 간격 수치를 조절하면서 수정할 수 있습니다.
이렇게 텍스트나 도형 개체를 활용해서 슬라이드 디자인을 완성했다면, 전문성은 결국 디테일의 차이입니다. 도형이 삐뚤삐뚤하거나, 텍스트 위치가 맞지 않으면 디테일이 확 떨어져 보이겠죠? 기본적인 정렬 방법을 알아볼게요.
텍스트를 좌측 선에 맞게 정렬하고 싶다면 모든 텍스트 선택한 뒤에 홈탭 상단 메뉴에서 정렬 부분을 눌러줍니다. 내려가면 맞춤이라는 부분이 있는데요. 마우스를 갖다대보면 왼쪽 맞춤이 있습니다. 맞추고자 하는 방향을 선택하고 정렬할 수 있습니다.
그리고 도형이나 텍스트 위아래 간격을 일정하게 맞추고 싶을 때도 있잖아요? 그때도 마찬가지로 정렬에서 설정할 수 있는데요.
똑같이 맞춤에 들어가서 세로간격을 동일하게 버튼을 누르면 간단하게 세로 간격 폭이나 가로 간격 폭을 일정하게 맞출 수 있습니다. 이렇게 가장 기본적인 정렬부터 빠르게 맞추면서 디테일을 높이고 전문성 있는 자료를 완성할 수 있습니다.
6. 슬라이드 마스터 활용하기
그리고 쓸데없는 작업 시간을 획기적으로 줄일 수 있는 슬라이드 마스터 기능에 대해서 알려드리겠습니다. PPT 슬라이드 똑 같은 위치, 모든 슬라이드에 들어가야 하는 어떤 개체가 있다면 하나씩 모든 슬라이드에 넣으실 건가요?
이런 경우에 슬라이드 마스터를 활용해서 특정 개체나 이미지 틀을 만들어서 자주 사용하는 레이아웃을 지정할 수 있습니다.
쉽게 말해서, 내가 자주 사용하는 틀을 만들어 놓는다고 생각하면 됩니다. 혹은 회사 로고를 넣거나, 하단에 전화번호 같은 내용을 고정으로 넣어야 할 때 활용하면 업무 시간을 줄일 수 있겠죠?
슬라이드 마스터를 사용하는 방법은 파워포인트 상단 메뉴에 들어가서 보기탭으로 갑니다. 그리고 슬라이드마스터 버튼을 누르면 화면이 바뀌는데요.
가장 위에 있는 마스터슬라이드에는 전체 슬라이드에 공통적으로 들어가는 로고, 회사명, 전화번호 등을 넣으면 됩니다. 그럼 모든 슬라이드에 수정이 안되게끔 깔끔하게 들어갑니다. 한 번 넣어볼까요?
예를 들어 디자인치트키 로고를 이 부분에 넣고 마스터보기 닫기를 눌러 원래 슬라이드로 돌아가면 모든 슬라이드에 로고가 들어가있는 것을 확인할 수 있습니다. 장점은 기본 슬라이드 화면에서는 선택이나 수정이 안되기 때문에 디자인 할 때도 거슬리지 않게 고정되어 있습니다.
그리고 슬라이드 마스터에서 이미지틀을 만드는 방법은 개체틀 삽입 버튼을 누르고 그림을 선택하면 내가 자주 사용하는 이미지 위치, 크기에 맞게 틀을 만들어 놓을 수 있어요. 도형 편집을 통해 모양을 변경할 수도 있습니다. 그럼 이것도 잘 설정됐는지 확인해봐야겠죠.
기본 슬라이드 화면으로 나가서 마우스 우클릭 후 레이아웃을 눌러보면 설정한 레이아웃이 있는데 이 틀에 맞게 이미지 위치는 고정시킨 채 슬라이드를 활용할 수 있습니다.
팀 소개나 회사 연혁 등 매번 똑 같은 틀로 사용하고 내용만 수정되는데 디자인은 흐트러짐 없이 활용하려면 슬라이드마스터 기능을 활용해서 틀을 지정해놓으면 작업이 훨씬 수월해집니다.
07. PPT 저장 관련 꿀팁
자, 이제 작업을 다 했으면 저장을 해야겠죠? 생각보다 글꼴 포함 저장 방법 제대로 모르는 분들 많으세요.
만약 어떤 폰트를 사용했는데, 실제 발표 장소에 가서 파일을 열어보니 글자가 다 깨져있으면 멘탈 무너지겠죠? 그럴 때 필요한 기능이 글꼴을 포함해서 저장하는 기능입니다.
PPT 디자인 작업을 모두 마치고 난 뒤에 상단 메뉴에서 파일로 들어간 뒤에 옵션을 눌러줍니다. 그리고 저장 부분으로 들어가서 조금 내려보면 파일의 글꼴 포함이라는 기능을 체크할 수 있는데요. 여기서도 2개로 나뉩니다.
PPT에 사용한 문자만 저장할건지, 모든 문자를 포함시킬건지입니다. 쉽게 말해서 수정이나 편집 안할거면 내가 쓴 문자만 저장하는거고, 편집 할 수도 있으면 그 폰트 모든 문자를 저장하는건데요.
모든 문자를 저장했을 때 파일 용량이 커지겠죠? 컴퓨터 성능이 안좋으면 PPT 실행 시에 렉이 걸릴 수는 있습니다.
다만 좀 더 수정할 수도 있고, 변수를 줄이려면 모든 문자포함을 체크해놓고 저장하는게 마음은 더 편합니다. 그리고 중요한 발표라면 폰트 파일까지 usb에 같이 담아서 가는 센스까지 있으시면 더 좋겠죠?
전문성은 디테일에서 차이가 나는데 이런 변수까지 줄일 수 있어야 실수 없이, 더 전문적인 발표가 가능하겠죠?
그리고 PPT 파일은 PDF 문서나 JPG 그림 파일, 동영상으로도 저장할 수 있습니다. 단축키는 F12입니다. 그럼 내가 원하는 파일 형식을 선택해서 내보낼 수 있습니다. 혹은 상단 메뉴에서 파일로 들어가서 내보내기를 눌러보면 파일 형식을 지정해서 내보낼 수 있으니 참고하시면 되겠습니다.
8. PPT템플릿 활용하기
지금까지 PPT 만들 때 알아두면 시간 단축하고, 업무 효율을 높일 수 있는 내용들에 대해서 알아봤는데요. 사실 도형 하나하나 배치하고, 이미지 찾아서 넣고 하는 거 귀찮잖아요. 근데 이렇게 열심히 만들었는데 막상 결과물 보면 퀄리티가 낮아보일 때 있으시죠.
저도 학생 때부터 시작해서 직장다닐 때, 지금까지도 PPT를 만들면서 분명 열심히 만들었는데 다 만들고보니 좀 디자인이 난감할 때가 많았습니다. 그래서 일단 PPT를 무조건 만들어야 되긴 한데, 어떻게 하면 빠르면서도 어느정도 퀄리티는 있게 제작을 할 수 있을까에 대한 고민을 많이 했어요.
그래서 생각한 결론은 내 주제에 맞는 PPT템플릿을 활용해서, 내 내용을 잘 접목한 PPT 디자인을 완성해보자 였습니다.
슬라이드 디자인이나, 배치, 이미지 같은 것들이 이미 완성되어 있고 내용이나 사진을 수정만 하면 어느정도 퀄리티는 나왔으니까 만족이었어요. 근데 주제에 맞는 PPT템플릿을 찾기는 쉽지 않았어요. 그래서 그 PPT템플릿들을 제가 직접 하나씩 개발하기 시작했습니다.
학생들이 사용할 수 있는 간단한 발표 PPT템플릿부터 시작해서 전문성 있는 사업계획서, 제안서, 회사소개서 등 비즈니스에 활용할 수 있는 PPT템플릿까지 다양하게 개발했어요
그리고 이 템플릿을 필요로 하는 분들을 많이 만나면서 어떤 디자인이 필요한지, 어떤 요소가 들어가면 좋은지 계속 고민을 하고 적용을 했습니다.
그 결과 200가지가 넘는 PPT템플릿을 개발했고 사용하실 수 있도록 상품을 제공해드리고 있어요. 물론 PPT템플릿을 구매하기에는 부담스러운 분들도 있기 때문에 샘플 자료를 무료로 제공해드리고 있습니다.
그 상품 만나보실 수 있는 링크는 고정댓글을 참고하시면 되겠습니다. 네, 이렇게 오늘 파워포인트 활용법부터 PPT템플릿 소개까지 컨텐츠를 찍어봤는데요. 여러분들께 도움이 됐으면 좋겠고 다음에 더 나은 컨텐츠로 찾아뵙겠습니다. 감사합니다.
< 디자인치트키 PPT컨텐츠 유튜브로 보기 >
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